西北工业大学校友组织建设管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强西北工业大学（以下简称学校）校友组织的规范化建设，指导各校友组织开展工作，推动学校校友工作有序发展，更好地凝聚和服务全球校友，根据《社会团体登记管理条例》《西北工业大学校友会章程》等有关规定，结合学校校友工作发展实际，特制定本办法。
第二条 校友组织是指由学校校友会根据开展校友工作的需要，依据业务范围划分或会员组成的特点而设立，具体包括地区、行业、学院、企业家、兴趣类等校友组织。学院校友会由所属学院负责管理和服务。其他校友组织由学校校友会授权秘书处负责统筹指导，包括成立、换届、变更、注销等。
第三条 校友组织应本着“服务校友、服务母校、服务社会”的宗旨，遵守国家和学校的相关法规和政策，立足于继承和弘扬学校优良办学传统，凝聚校友荣校爱校之情，加强校友与校友、学校、地区行业之间的交流合作，围绕学校中心工作，努力塑造学校正面形象，推动校友和学校共同发展。
第四条 校友组织不得违背社会道德风尚，不得损害学校声誉和利益，不得从事营利性经营活动。
第二章 组织建设
第五条 校友组织必须严格规范使用名称。地区校友会统一命名为“西北工业大学XX（地区）校友会”，行业校友会统一命名为“西北工业大学校友会XX（行业名称）校友交流分会”，学院校友会统一命名为“西北工业大学XX学院校友会”。
第六条 地区校友会应重点立足于促进区域内校友交流、发展与校地合作；行业校友会应重点立足于行业引领、合作交流与产业转化；学院校友会应重点立足于人才培养和学院发展；校友企业家联谊会应重点立足于搭建资源对接合作共赢平台和以校友企业力量反哺母校发展；兴趣类校友会应重点立足于兴趣爱好交流，助力文化建设。
学院校友会不得再设立地区分会，可根据需要设立地区学院校友联络中心，若所在地区有地区校友会，应向所在地区校友会报备，并接受学院和所在地区校友会的双重领导。地区、行业、学院、企业家、兴趣类等校友组织负责人可相互兼职，会员可相互加入。
第七条 校友组织成立、换届、注销等重大事项，必须严格按照有关规定和章程执行，报校友会秘书处同意和备案。
（一）成立程序
1.鼓励条件成熟的校友群体成立校友组织，由校友代表成立筹备工作组，共同发起申请，经校友会秘书处审议通过后开展筹备组织工作。
2.在征询校友代表意见（至少30人）后，提出组织机构主要负责人候选人员名单，并提交申请书及成立申请表（见附件1、2、5、6），由校友会秘书处审批备案；
3.筹备工作组将确定的校友会成立大会的时间、地点、议程、参加人员情况等详细信息及时上报至校友会秘书处；校友会秘书处将安排专人负责对成立工作的指导和协调；校友组织须经校友会秘书处批准方可成立，审批通过后，校友会秘书处以文件形式正式批复。
4.鼓励有条件的地区校友会争取在当地民政部门进行登记注册，校友会秘书处提供必要的工作支持；行业校友会和学院校友会原则上不得申请独立注册。海外校友会应依据当地法律法规进行登记注册。
5.按照拟定议程召开成立大会。
（二）机构设置
1.校友组织应设立理事会，理事会为校友组织日常议事机构。理事会成员由会员或会员代表大会选举产生，包括会长1名、副会长若干、秘书长1名、副秘书长若干，以及其他理事成员。理事成员数量应依据会员规模合理设置，原则上副会长和副秘书长人数各自不超过12人；根据工作需要可设名誉会长或常务副会长。理事会成员构成应充分考虑专业、行业、年龄的合理分布。会长任职年龄原则上不超过70周岁。会长、秘书长连任一般不超过两届。
2.会员人数众多的校友组织，可根据共同兴趣爱好设立各种兴趣团体或俱乐部，由所在校友组织自行规范管理和服务。
3.校友组织因发展需要或客观因素而申请注销的，必须经理事会审议通过，提前3个月向校友会秘书处提出申请，共同商议办理注销和清算手续。
（三）换届程序
理事会每届任期原则上为4年（最多不超过5年），会长、秘书长任期不超过两届(最多不超过10年)，应按照校友组织换届工作要求，规范筹备，按期完成换届工作。
1.换届前三个月，现任理事会牵头组建换届筹备小组。制定含时间进度、责任人的详细计划提交校友会秘书处审核。获批后，筹备小组开展后续工作。
2.通过向广大校友发布公告、组织内部推荐、召开座谈会等方式广泛征集候选人建议名单，考量候选人政治素养、工作热忱及行业影响力等因素。初步确定候选人后，面向广大校友进行公示。在举行换届大会30个工作日前，筹备小组将换届申请表（附件3、4、5、6）、候选人材料、本届理事会工作报告等资料报送校友会秘书处审查。
3.换届选举会议原则上现场召开，特殊情况需线上的，提前申请并确保表决环节公正、可追溯。会议由筹备小组主持，会议首先审议通过本理事会工作报告，然后提名并介绍下一届理事会候选人情况后进行选举。
4.因特殊情况提前或延期换届的，理事会开会表决形成纪要，连同申请报校友会秘书处备案，期限最长1年。届中选举或补充负责人，候选人应为先被选举为理事，再被选举为负责人，理事增补和负责人选举、补充程序参照换届流程，新增补的会长、副会长、秘书长需及时向校友总会秘书处备案。
第三章 工作内容与管理要求
第八条 校友组织应在校友会秘书处的指导下自主开展工作，协助完成学校校友会的有关工作。做好学校与校友间的联系沟通，及时反馈校友的意见和建议。校友组织的主要工作内容如下：
（一）积极联络校友，在征得校友同意的前提下收集校友信息，建立并维护校友信息数据库，鼓励将校友信息更新至学校校友会数据库。加强校友数据管理、建立组织发展档案、整合各方优质资源、强化内外交流互动，推动实现共同发展。
（二）鼓励结合地区、行业、学院特色，打造品牌活动；支持开展跨地区、跨行业、跨院系的交流和互动。
（三）树立为校友服务的理念，关心和助力校友的成长和发展。积极做好重点关注校友群体和个体（含资深校友、重点校友、青年校友、困难校友等）的发展跟踪和支持服务；鼓励有条件的地区校友会每年开展爱心直通车（迎新送新）活动。
（四）围绕学校“招生-培养-就业-校友”全链条育人体系建设，支持学校的招生宣传、人才培养、实习实践、就业招聘、科学研究、校地校企合作、国际交流合作、招才引智、社会服务等相关活动。
（五）努力将校友资源转化为助力学校发展资源，协助校友通过智力、财力、信息等各种方式关心和支持母校的发展。
（六）开展其他符合法规和章程的活动。
第九条 校友组织应坚持民主决策、民主选举和民主管理，开展业务范围内的校友活动，加强媒体和意识形态管理。
（一）每年至少召开1次会员大会或会员代表大会；
（二）每年召开1到2次理事会全体会议，集体决策相关重大事项，原则上须有三分之二以上理事出席，其决议须经过到会理事三分之二以上通过方能生效；原则上连续两年未召开会议、组织活动，经校友会秘书处评估后认为有必要的，由校友会秘书处启动改组工作。
（三）校友组织应制定年度工作计划，召开会员大会、组织换届筹备会议等重要活动，原则上须提前10个工作日报送校友会秘书处进行统筹和指导。
（四）校友组织应当坚持正确的政治和舆论导向，及时向校友传递学校资讯，及时向校友会秘书处报送工作动态、校友喜讯等；按学校相关要求和规定严格做好微信群、公众号等新媒体平台的管理，并报校友会秘书处备案；严格执行学校校名、校徽、校歌、校训等使用规范，在校友会秘书处的指导下规范设计和使用会旗、会徽等。
（五）涉及校友组织领导机构或主要负责人变更、开展登记等重要事项，应及时向校友会秘书处报备。
（六）校友组织原则上不面向普通校友收取会费。开展活动时可采取自愿缴费、众筹募集、吸引捐赠赞助等方式筹措活动经费，鼓励及时公开费用收支情况。
（七）未经校友会秘书处同意，任何个人或校友组织不得以学校或学校校友会名义开展活动。未经校友组织理事会会议审议授权或校友会秘书处同意，任何个人或集体不得以校友组织名义开展活动。
（八）校友组织应协助学校校友会完成注册、年检等工作，并积极向校友会秘书处推荐学校校友会理事候选人。
（九）校友组织可根据需要设立“校友之家”“校友活动中心”等校友活动场地，用于校友交流、合作与举办活动的相对固定场所，并符合以下要求：
1.实行备案制。校友组织向校友会秘书处提交申请，填写《西北工业大学校友组织活动中心挂牌申请表》（见附件7）。获批后，由发起方自主运营、自筹经费，所在校友组织负责管理指导，校友总会不参与运营。活动中心情况变化，所在校友组织应及时向校友会秘书处备案或取消备案，校友会秘书处定期在网站更新信息。
2.遵循公益性原则。禁止以“校友之家”“校友活动中心”等名义对外开展经营性行为。出现损害学校及校友权益行为，校友会秘书处督促所在地校友组织提醒、整改，必要时摘牌，并保留进一步措施权利。每个校友组织原则只设1个活动场地，校友数量多、活动频繁地区，若多地具备条件，经校友会秘书处审批同意后设立。
第四章 监督管理和评价激励
第十条 校友会秘书处履行下列监督管理职责：
（一）负责校友组织成立、换届、变更、注销等工作的指导、登记和管理。
（二）负责对校友组织实施年度工作检查和评价。
（三）负责对校友组织违反本办法的问题进行监督和整改。
第十一条 根据《西北工业大学“优秀校友分会”“优秀校友工作者”评选表彰办法》，校友会秘书处成立评审小组，每年在校友组织中开展“优秀校友分会”“优秀校友工作者”评选工作。
第十二条 校友组织有下列情形并造成不良影响的，校友会秘书处可根据实际情况进行书面提醒，并责令整改，情节严重的予以注销。
（一）正式注册的地区校友会涂改、出租、出借《社会团体法人登记证书》，或者出租出借社会团体印章的；
（二）超出办法和章程规定的宗旨和业务范围开展活动的；
（三）违反规定设立分会，或对分会疏于管理造成严重后果的；
（四）从事营利性活动的；
（五）侵占、私分、挪用校友组织资产或所接受捐赠、资助的；
（六）接到校友群体投诉及其它违反社会团体相关规定的；
（八）擅自以校友组织名义对外签署协议。
第五章 附 则
第十三条 本办法自公布之日起生效。
第十四条 本办法由西北工业大学校友会秘书处负责解释。
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